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Le soluzioni proposte consentiranno una forte riduzione dei costi ed un significativo risparmio di tempo, in quanto i documenti potranno essere:
- Archiviati automaticamente
- Spediti a costo zero via e-mail
- Stampati, imbustati e postalizzati
- Trasmessi via fax automaticamente
L’azienda potrà così vantare un’immagine di efficienza e modernità complessiva, beneficiando di una migliore organizzazione amministrativa interna e offrendo, nel contempo, un miglior servizio ai propri clienti.
Global Document System consente di:
- Convertire i documenti prodotti dal proprio sistema informativo in documenti elettronici con valore legale e fiscale
- Conservarli in formato elettronico mantenendone nel tempo la validità legale e fiscale (es. Fattura Elettronica)
- Recapitarli automaticamente ai destinatari, con le modalità da Voi desiderate (Mail, Fax, Carta con postalizzatori specializzati)
- Convertire documenti su carta (ricevuti da terze parti o prodotti internamente) in documenti informatici a norme, conservandone il valore nel tempo
- Archiviare qualsiasi tipo di documento cartaceo o elettronico (o file)
- Cifrare per riservatezza le comunicazioni e-mail e i documenti elettronici
- Inviare fax da qualsiasi personal computer aziendale autorizzato e da qualsiasi applicazione abilitata alla stampa in ambiente Windows
- Ricevere automaticamente i fax e inoltrarli via e-mail agli uffici o al personale destinatari
- Archiviare automaticamente, se desiderato, le e-mail e i fax entranti e uscenti
- Utilizzare funzioni di workflow e cicli autorizzativi quali ad esempio: pagamento fatture fornitori, autorizzazione note spese, autorizzazione ordini ecc.
- Gestire gli archivi aziendali in modo più efficiente e sicuro, sulle maggiori e più diffuse piattaforme database, quali Oracle, MS SQL Server, Firebird
- Accedere agli archivi tramite rete locale, Internet o Intranet per tutte le operazioni autorizzate (consultazione, stampa, inoltro via e-mail, inoltro via fax, aggiunta di documenti agli archivi)
- Organizzare gli archivi aziendali definendo i diritti di accesso degli utenti limitandoli ai documenti di propria competenza
- Leggere codici a barre
- Gestire in modo semplice e veloce i documenti correlati (es: ordine-ddt-fattura-sollecito)
- Allegare ad un documento archiviato altri documenti e memorizzarli insieme
- Beneficiare di potenti strumenti di collegamento ai database già presenti in azienda permettendo l’integrazione tra la gestione dati del sistema documentale ed il software gestionale
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